Workflow "Dienstleistungsnachweis"
Der Dienstleistungsnachweis ersetzt das Dokument SAV vom alten Programm. Wie ihr bereits wisst, wollen wir in Zukunft darauf hinarbeiten, ein papierloses Büro einzuführen. Um dorthin zu kommen, müssen wir Schritt für Schritt vorgehen. Es ist essentiell wichtig, dass der Workflow eingehalten wird, damit der Workflowzyklus durchlaufen werden kann. Daher bitte ich euch, den untenstehenden Workflow genauestens einzuhalten.
Schritt 1: Der Dienstleistungsnachweis wird angelegt. Anschließend öffnet sich ein Fenster mit der Projektbezeichnung. Hier wird der Techniker angelegt, der später, wenn es zu einem Auftrag kommt, den Auftrag ausführt.
Im Dokument selbst wird die Person eingetragen, die das Dokument bearbeitet. In dem Fall ist es die Person, die zum Kunden fährt. Dienstleistungsnachweis speichern.
Schritt 2: Jetzt beginnt das Programm (Scan-in) zu arbeiten. Das Dokument wird analysiert und die Person, die im Dokument eingetragen ist, erhält eine Aufgabe in Scan-in. S. Bild:
Klickt man anschließend auf den markierten Button, wird der Zustand sichtbar und man erkennt direkt, wo sich der Workflow befindet:
Wann klicke ich auf welchen Button?
Wurde das Dokument richtig auf mich ausgestellt, bzw. bin ich der richtige Ansprechpartner, um das Dokument zu bearbeiten, dann klicke ich auf „OK“. Ist das Dokument fälschlicherweise auf mich ausgestellt, es betrifft aber jemand anderes, dann klicke ich auf "Weiterleiten". Es bestehen nur diese zwei Arten der Bearbeitung.
Hier erkennt man, anhand von dem Zustand, wo sich der Workflow befindet. „DLN Wartezustand“ (bis Dokument gescannt ist). In diesem Schritt wartet das Programm, dass das Dokument eingescannt wird.
Wann scannen wir den Dienstleistungsnachweis nochmal ein?
Der Dienstleistungsnachweis wird eingescannt, wenn das Dokument ausgefüllt wurde. Das Scannen des Dokuments erfolgt auf irgendeinen Drucker in unserem Haus. Dafür scanne ich in den Ordner TRA-Stock.
Beim Scan zu beachten ist, dass das erste Dokument ein Dienstleistungsnachweis ist, dahinter können Zeichnung, Skizzen angehangen werden. Alle eingefügten Dateien werden dem vorigen Dienstleistungsnachweis angehangen. Das bedeutet im Klartext: Es können mehrere Dienstleistungsnachweise mit jeweiligen Skizzen eingefügt werden.
Nachdem das Programm die Dokumente analysiert und erkannt hat (anhand des Barcodes), werden die Blankodokumente mit den ausgefüllten und angehangenen Skizzen ausgetauscht. Erst dann besteht die Möglichkeit den Workflow mit den jeweiligen Aktionen voranzutreiben. Der automatische Austausch und die Analyse kann bis zu fünf Minuten dauern. Das erste Dokument ist immer der Dienstleistungsnachweis, angehangen werden die Skizzen und Bemerkungen. Die gelbe Markierung singalisiert, auf welcher Seite man sich befindet.
Button „Ja“: Wenn ein Angebot und / oder Rechnung erstellt werden soll, klickt man auf „ja“.
Button „Nein → Ende“: Workflow wird beendet und das Dokument geschlossen.
Button „Weiterleiten zur Bearbeitung“: Wird das Dokument von einer anderen Person bearbeitet, dann klickt man auf diesen Button.
Klickt man jetzt auf den Button „Angebot u./o. Rechnung erstellen“ wird ein Angebot in Trade-in erstellt.
Jetzt wurde ein Folgedokument vom DLN erstellt. Nun hat man wieder verschieden Möglichkeiten:
- Angebot / Dokument öffnen in Trade-in
- Aufgabe beenden durch Button „Angebot fertig“
Wenn das Angebot von einer anderen Person bearbeitet wird, klickt man auf „weiterleiten“. Somit endet der Workflowzyklus „Dienstleistungsnachweis“.
Dies ist der vorgeschriebene Workflow und muss eingehalten werden. Bei Fragen könnt ihr euch gerne bei Pascal melden.
Personen, die Angebote anhand von einem Dienstleistungsnachweis rechnen, dürfen dies erst tun, wenn die Aufgabe bei Ihnen in Scan-in ist, denn über den Workflow werden die Dokumente sowie die Aufgaben geschlossen.